Bạn có đang chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động kế toán và tài chính của công ty? Nếu vậy, chắc hẳn bạn đã quá quen với áp lực khi phải quán xuyến tất cả các công việc hàng ngày. Hơn nữa, việc phải xử lý quá nhiều tác vụ khác nhau trong khi thời gian lại cực kỳ hạn hẹp có thể khiến bạn cảm thấy quá tải, đặc biệt nếu bạn còn phải đảm nhiệm thêm các trách nhiệm khác.
May mắn thay, có một số giải pháp phần mềm có thể giúp tự động hóa một số quy trình này và giúp chúng dễ quản lý hơn nhiều. Trước khi đi sâu hơn, dưới đây là tổng quan ngắn gọn về tự động hóa trong tài chính và kế toán:
- Hơn hai phần ba kế toán viên tin rằng các công ty cần tăng cường áp dụng công nghệ
- 54% kế toán viên cung cấp dịch vụ nhanh hơn cho khách hàng của họ với sự trợ giúp của công nghệ
- 70% doanh nghiệp nhỏ muốn tự mình đảm nhiệm các quy trình kế toán của họ
- 45% người tham gia khảo sát của Sage bày tỏ sự quan tâm đến việc tự động hóa các công việc kế toán lặp đi lặp lại, tốn thời gian, bao gồm cả nhập liệu.
Bài đăng blog này sẽ giải thích lý do tại sao quy trình làm việc tự động mang lại lợi ích cho các bộ phận kế toán và tài chính. Sau đó, chúng tôi sẽ mô tả một số cách bạn có thể sử dụng tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive để hợp lý hóa các quy trình kế toán của bạn tại công ty.
Bản Chất của Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc là Gì, và Tại Sao Cần Phải Tự Động Hóa?
Các bộ phận tài chính và kế toán có rất nhiều việc phải làm. Họ thường phải xử lý nhiều công việc, bao gồm nhập các khoản chi mới, quản lý các khoản phải trả, xem xét số liệu bán hàng hàng tháng, v.v. Việc quản lý các hoạt động hàng ngày này có thể cực kỳ tốn thời gian, khiến cho việc theo dõi mọi thứ trở nên khó khăn.
Rõ ràng, điều quan trọng là phải tìm cách đơn giản hóa tất cả các hoạt động này và làm cho chúng bớt tốn thời gian hơn. Tự động hóa quy trình làm việc kế toán và các hoạt động tài chính với các nền tảng như Pipedrive CRM có thể giúp bạn giải phóng nhiều thời gian hơn cho các bộ phận tài chính và kế toán của mình, đồng thời hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh của bạn (chúng tôi sẽ nói thêm về điều đó sau).
Vậy, tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive là gì và tại sao cần phải tự động hóa quy trình làm việc kế toán và các hoạt động tài chính?
Tự động hóa quy trình làm việc là việc sử dụng phần mềm để tự động hóa các tác vụ, chẳng hạn như phê duyệt, nhập liệu và các quy trình kinh doanh khác. Quy trình làm việc được bắt đầu bằng một sự kiện, chẳng hạn như nhận được báo cáo chi phí mới hoặc hóa đơn mới từ khách hàng.
Tự động hóa quy trình làm việc kế toán có thể giúp ích cho các bộ phận kế toán và tài chính của công ty bạn theo nhiều cách khác nhau, như sau:
- Giúp các bộ phận quản lý khối lượng dữ liệu lớn hơn – Một hệ thống tự động thu thập, tổ chức, xử lý và lưu trữ nhiều dữ liệu hiệu quả hơn so với nhân viên làm thủ công.
- Chính xác và đúng đắn – Các hệ thống tự động thu thập đúng dữ liệu vào đúng các trường của chúng, giúp giảm thiểu khả năng sai sót thủ công.
- Cung cấp dịch vụ được cá nhân hóa – Các quy trình làm việc tự động được điều chỉnh phù hợp với nhu cầu của từng khách hàng cụ thể với các nhu cầu tài chính và kế toán cụ thể.
Điều này có nghĩa là bạn có thể tạo ra một quy trình làm việc riêng biệt cho các quy trình và ưu tiên kế toán của công ty bạn.
Các Quy Trình Cơ Bản trong Chức Năng Tài Chính và Kế Toán Cần Được Tự Động Hóa
Tự động hóa các tác vụ thủ công có thể là một thách thức đối với các bộ phận tài chính và kế toán. Do vi phạm dữ liệu và mất an toàn thông tin, các bộ phận này được biết đến với nhiều tác vụ thủ công và “sự kháng cự” chung đối với số hóa. Mặc dù vậy, một số chức năng chính có thể hưởng lợi từ tự động hóa quy trình làm việc tài chính
Các Tác Vụ Tự Động cho Quy Trình Kế Toán của Bạn
Bộ phận kế toán tại công ty của bạn có thể hưởng lợi rất nhiều từ các quy trình làm việc tự động đối với một số tác vụ thủ công, chẳng hạn như:
- Truy xuất các khoản chi phí trước đây
- Ghi lại các giao dịch mua mới
- Ghi lại doanh số bán hàng mới
- Ghi lại các hóa đơn mới từ khách hàng
- Ghi lại các khoản thanh toán mới từ khách hàng
- Ghi lại các bút toán nhật ký
- Đảo ngược các bút toán nhật ký
Ví dụ: bạn có thể tự động hóa luồng chi phí mới bằng cách nhắc nhở các thành viên trong nhóm nhập dữ liệu chi phí của khách hàng vào hệ thống tự động hóa kế toán của bạn. Hệ thống theo dõi và ghi lại thông tin chi phí trong tương lai và làm rõ mức độ phù hợp của chúng với công ty của bạn.
Các Tác Vụ Tự Động cho Hoạt Động Tài Chính
Bộ phận tài chính tại công ty của bạn cũng có thể hưởng lợi rất nhiều từ tự động hóa quy trình làm việc tài chính với Pipedrive. Các tác vụ có thể được tự động hóa bao gồm:
- Ghi lại các khoản tiền gửi ngân hàng mới
- Ghi lại các khoản thanh toán cho nhà cung cấp
- Lập hóa đơn và lập ngân sách
- Phát hiện và giảm thiểu gian lận
Tại Sao Việc Tự Động Hóa Các Quy Trình Tài Chính và Kế Toán Lại Quan Trọng?
Các doanh nghiệp trong thời đại kỹ thuật số ngày nay hoạt động dựa trên dữ liệu hơn bao giờ hết. Điều này có thể là do nhu cầu tiết kiệm thời gian và tiền bạc, giảm chi phí lao động và tăng năng suất. Tự động hóa quy trình làm việc kế toán giúp giảm thiểu sai sót thủ công, hợp lý hóa hoạt động và cuối cùng giúp bạn tiết kiệm tiền bằng cách giảm chi tiêu cho việc ghi sổ kế toán.
Điều đó cho thấy, đây là lý do tại sao tự động hóa quy trình làm việc kế toán và tài chính lại quan trọng:
- Tăng cường hiệu quả hoạt động – Nếu bạn đã từng thử theo dõi tài chính của mình theo cách thủ công, bạn sẽ biết rằng việc này có thể rất tẻ nhạt và tốn thời gian. Hồ sơ tài chính của bạn có thể bị lỗi thời, điều này có thể gây khó khăn cho việc đưa ra các quyết định tài chính. Tự động hóa quy trình làm việc kế toán cho phép bạn xem dữ liệu tài chính chính xác vào bất kỳ lúc nào.
- Giảm thiểu sai sót thủ công – Sai sót thủ công có thể xảy ra ở bất kỳ thời điểm nào trong quy trình tài chính, từ ghi lại các giao dịch đến lập báo cáo tài chính. Nếu bạn ghi lại dữ liệu tài chính của mình theo cách thủ công, bạn có nguy cơ nhập sai số. Điều này có thể dẫn đến các báo cáo tài chính không chính xác và gây khó khăn cho việc xác định các khu vực rủi ro, chẳng hạn như khách hàng chi tiêu quá mức hoặc khoản thanh toán quá hạn. Tự động hóa quy trình làm việc kế toán và các quy trình tài chính giúp giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót thủ công.
- Hợp lý hóa hoạt động – Các tổ chức tự động hóa tài chính của họ có thể hợp lý hóa hoạt động bằng cách loại bỏ các thủ tục dựa trên giấy tờ. Ví dụ: thay vì nhập dữ liệu giao dịch theo cách thủ công vào bảng tính, bạn có thể sử dụng phần mềm tự động lấy dữ liệu từ hệ thống kế toán của bạn và nhập dữ liệu đó vào bảng điều khiển để phân tích. Điều này cho phép bạn xem nhanh tình hình tài chính của doanh nghiệp và giúp bạn dễ dàng nhận ra nếu có bất kỳ điều gì bất thường đang xảy ra.
- Cung cấp dữ liệu tài chính để ra quyết định — Quản lý tài chính của bạn theo cách thủ công có thể khó khăn, đặc biệt nếu bạn mới làm quen với tự động hóa quy trình làm việc tài chính hoặc không có thời gian và nguồn lực để dành cho quy trình này. Điều này có thể gây khó khăn cho việc đưa ra các quyết định tài chính quan trọng, chẳng hạn như gia hạn thêm các điều khoản tín dụng cho khách hàng hoặc số tiền phải trả cho nhà cung cấp. Tự động hóa quy trình làm việc kế toán và các quy trình tài chính cho phép bạn ghi lại và xem dữ liệu tài chính chính xác bất cứ lúc nào để đưa ra các quyết định tài chính sáng suốt hơn.
- Tiết kiệm tiền cho các dịch vụ kế toán bên ngoài – Tự động hóa quy trình làm việc kế toán và các quy trình tài chính có thể giúp bạn tiết kiệm tiền cho các dịch vụ kế toán đắt đỏ. Ghi sổ kế toán là một quá trình tốn kém đối với các doanh nghiệp nhỏ và mới thành lập. Tin tốt là tự động hóa phần lớn công việc có thể giúp loại bỏ nhu cầu thuê một kế toán viên đắt tiền.
Bạn có biết không?
“Chỉ với 2% – 5% khán giả đang tích cực tìm mua hàng vào bất kỳ thời điểm nào, việc chỉ gửi một chiến dịch và hy vọng đã không còn đủ tốt nữa”
Những Công Nghệ Nào Được Sử Dụng trong Tự Động Hóa Tài Chính và Kế Toán?
Các bộ phận kế toán và tài chính hiện đại cần các dịch vụ tự động hóa quy trình làm việc kế toán và tài chính để hoạt động hiệu quả hơn. Hầu hết các tác vụ mà các bộ phận này thực hiện đều liên quan đến số liệu và dữ liệu. Với trí tuệ nhân tạo (AI), trợ lý ảo, chatbot và các công nghệ mới khác ngày càng trở nên dễ tiếp cận và có giá cả phải chăng, các doanh nghiệp có thể hợp lý hóa các hoạt động kế toán và tài chính của họ theo nhiều cách.
Dưới đây là một số công nghệ tốt nhất được sử dụng trong tự động hóa quy trình làm việc kế toán và tài chính:
- AI và phân tích dữ liệu – Trí tuệ nhân tạo là một lĩnh vực rộng lớn bao gồm một số công nghệ, trong đó phân tích dữ liệu là quan trọng. Phân tích dữ liệu với trí tuệ nhân tạo liên quan đến việc thu thập dữ liệu và tìm ra các mô hình, thông tin chuyên sâu và kết luận dựa trên dữ liệu này. Dữ liệu được thu thập trong các quy trình tài chính và kế toán có thể hữu ích trong việc đưa ra các dự đoán và thực hiện hành động dựa trên những dự đoán đó.
- Trợ lý ảo – Trợ lý ảo là những trợ lý kỹ thuật số được thiết kế để tự động hóa quy trình làm việc kế toán và tài chính bằng cách thu thập dữ liệu, thực hiện các phép tính, theo dõi và giúp người dùng thực hiện các tác vụ khác nhau mà họ không thể tự làm trong hệ sinh thái kỹ thuật số của công ty.
- Chatbot – Chatbot là các ứng dụng phần mềm sử dụng trí tuệ nhân tạo để mô phỏng các cuộc trò chuyện với con người. Công nghệ này được sử dụng trong nhiều ngành công nghiệp, nhưng đối với các bộ phận kế toán và tài chính, đây là một giải pháp tuyệt vời để hỗ trợ và tương tác với khách hàng. Khách hàng có thể có thắc mắc về các dịch vụ mà công ty cung cấp và sử dụng chatbot để hỗ trợ khách hàng là cách tốt nhất để trả lời những câu hỏi này.
Nhìn chung, các bộ phận kế toán và tài chính có thể hưởng lợi rất nhiều từ việc sử dụng các công nghệ này. Về lâu dài, tự động hóa sẽ cho phép các bộ phận đạt được nhiều thành tựu hơn với ít nhân viên hơn.
Những Quy Trình Nào Có Thể Được Tự Động Hóa với Pipedrive?
Các doanh nghiệp hiện đại phải hoạt động hợp lý hơn, với sự trợ giúp của tự động hóa quy trình làm việc kế toán và tài chính và các công cụ khác để đảm bảo không có gì bị bỏ sót. Với sự cạnh tranh gay gắt như vậy, công ty của bạn cần phải nổi bật so với phần còn lại để duy trì sự phát triển ổn định.
Một công ty hiểu rõ điều này và đã có thể triển khai tự động hóa quy trình làm việc kế toán và tài chính cho khách hàng của mình là Pipedrive. Nếu bạn đang thắc mắc về cách sử dụng một số công nghệ, chiến thuật và phần mềm của Pipedrive trong doanh nghiệp của mình, hãy đọc tiếp khi chúng tôi khám phá thêm các cách mà tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive có thể cải thiện hiệu quả.
- Quản lý khách hàng tiềm năng – Khách hàng mới được theo dõi và theo sát trong suốt phễu bán hàng. Theo nhiều cách, quản lý khách hàng tiềm năng là cốt lõi của tự động hóa doanh nghiệp. Khi bạn đã thêm khách hàng tiềm năng vào CRM của mình, bạn có thể chỉ định họ cho những người cụ thể trong công ty của bạn. Điều này có thể bao gồm đại diện bán hàng, người quản lý tài khoản hoặc chuyên gia tiếp thị.
- Tự động hóa tiếp thị – Đúng như tên gọi, tự động hóa tiếp thị sử dụng phần mềm để quản lý các nỗ lực tiếp thị của bạn hiệu quả hơn, tăng khả năng hiển thị và phát triển doanh nghiệp của bạn. Tự động hóa tiếp thị cũng tự động thiết lập các chuỗi email, đưa khách hàng qua các tác vụ chính và thông tin sản phẩm. Điều này có thể đơn giản như một email chào mừng với thông tin giới thiệu các tính năng và lợi ích chính của sản phẩm của bạn.
- Tự động hóa quy trình tuyển dụng – Một cách khác để hợp lý hóa các hoạt động kinh doanh của bạn là tự động hóa quy trình tuyển dụng của bạn. Các giải pháp tuyển dụng tự động cho phép bạn thiết lập quy trình tuyển dụng tự động và dễ dàng đăng tin tuyển dụng. Bạn có thể theo dõi các ứng viên tiềm năng và tiến trình của họ trong suốt quá trình tuyển dụng. Điều này bao gồm mọi thứ từ việc được một nhân viên tiềm năng liên hệ đến việc sắp xếp một cuộc phỏng vấn.
- Tự động hóa quy trình bán hàng – Mục tiêu của bán hàng là biến khách hàng tiềm năng thành khách hàng trả tiền. Bạn phải có chiến lược và biết khi nào nên tiếp cận khách hàng và cách thực hiện điều này. Bạn cũng cần biết cách xử lý các phản đối, khi nào nên chốt giao dịch và cách trình bày các tính năng và lợi ích để khách hàng hiểu được giá trị của sản phẩm của bạn.
- Tự động hóa quy trình tương tác với khách hàng của bạn – Một cách khác để đảm bảo doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru là tự động hóa quy trình tương tác với khách hàng của bạn. Các tin nhắn tự động được kích hoạt bởi các sự kiện cụ thể. Ví dụ: bạn có thể có một tin nhắn tự động được gửi cho bạn và khách hàng khi họ đặt hàng.
Làm Thế Nào Để Triển Khai Tự Động Hóa Quy Trình Tài Chính với Pipedrive?
Pipedrive là một phần mềm CRM hàng đầu dành cho các doanh nghiệp nhỏ, tập trung vào việc giúp người dùng hợp lý hóa các quy trình tài chính và kế toán của họ. Dưới đây là cách triển khai tự động hóa quy trình tài chính với Pipedrive:
- Biết các quy trình tài chính của bạn — Trước khi có thể tự động hóa chúng, bạn cần biết chúng là gì. Lập danh sách tất cả các quy trình tài chính mà doanh nghiệp của bạn xử lý từ:
- thanh toán hóa đơn
- gửi hóa đơn
- theo dõi hàng tồn kho, hoặc một cái gì đó khác.
Khi bạn biết quy trình nào bạn có thể tự động hóa, bạn có thể tìm cách giảm bớt nỗ lực thủ công cần thiết cho các hoạt động này và tiết kiệm thời gian cho mình.
- Sử dụng các trình kích hoạt để tự động đánh dấu các tác vụ là đã hoàn thành – Một cách đơn giản để tự động hóa các quy trình tài chính của bạn là thiết lập các trình kích hoạt để tự động đánh dấu các tác vụ là đã hoàn thành khi đáp ứng một số điều kiện nhất định. Ví dụ: bạn có thể thiết lập các trình kích hoạt để tự động đánh dấu các hoạt động tài chính là đã hoàn thành, chẳng hạn như:
- đánh dấu các khoản thanh toán tiền lương là đã hoàn thành khi chúng được gửi đến ngân hàng của người nhận
- gửi lời nhắc về các khoản thanh toán bị bỏ lỡ
- chuyển tiếp các hoạt động tài chính cho những người khác trong công ty của bạn.
- Tự động đồng bộ hóa danh bạ và khách hàng tiềm năng – Pipedrive CRM tự động đồng bộ hóa danh bạ và khách hàng tiềm năng từ nhiều nguồn khác nhau, chẳng hạn như trang web của bạn, nền tảng tiếp thị qua email hoặc các nguồn khác. Đồng bộ hóa danh bạ từ các nguồn khác có thể thêm thông tin của họ vào CRM của bạn chỉ bằng một cú nhấp chuột.
- Tự động hóa quy trình thanh toán của bạn – Quy trình thanh toán của bạn có thể được tự động hóa; ví dụ: bạn có thể thiết lập email nhắc nhở thanh toán tự động cho khách hàng biết khi nào họ bị trễ thanh toán.
- Tự động hóa quy trình làm việc kế toán – Việc gắn chúng với các giao dịch tài chính của bạn là chìa khóa để tự động hóa quy trình làm việc kế toán. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách thiết lập mối quan hệ kế toán với một dịch vụ kế toán dựa trên đám mây như Xero hoặc QuickBooks Online và để dịch vụ tự động gửi dữ liệu tài chính đến tài khoản Pipedrive của bạn.
Làm điều này cho phép bạn theo dõi các chỉ số tài chính quan trọng từ một nơi, chẳng hạn như lãi và lỗ, doanh thu và chi phí, và dòng tiền.
SAMI Có Thể Giúp Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc Tài Chính và Kế Toán Như Thế Nào?
SAMI là một công ty tư vấn Tự động hóa và AI giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ phát triển. Chúng tôi thiết lập các tích hợp phần mềm và tự động hóa cho quy trình tạo khách hàng tiềm năng của bạn và cố gắng làm cho các tương tác với khách hàng trở nên nhất quán và có thể đo lường được. Chúng tôi xem xét các quy trình làm việc hiện có của bạn và tư vấn về các giải pháp tốt nhất để tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
SAMI là điểm đến lý tưởng cho tất cả các nhu cầu định hướng Pipedrive của bạn. Đội ngũ của chúng tôi cung cấp thông tin chuyên sâu về những gì đang diễn ra trong doanh nghiệp của bạn và hướng dẫn bạn thông qua các tích hợp phần mềm và quy trình làm việc phù hợp nhất cho quy trình tạo khách hàng tiềm năng của bạn.
Lời Kết
Tự động hóa quy trình làm việc kế toán có thể cải thiện đáng kể các quy trình kế toán của bạn. Với phần mềm phù hợp, bạn có thể hợp lý hóa các quy trình kế toán của mình và giải phóng nhiều thời gian hơn cho tư duy chiến lược và phát triển. Liên hệ với chuyên gia để biết thêm thông tin về cách tự động hóa Pipedrive có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu doanh thu của mình.
Liên hệ Công ty Công nghệ số SAMI:
- Điện thoại: 0818002248
- Zalo OA: https://zalo.me/4611442790332960829
- Website: https://samiditech.vn/ai-automation/
