Cho dù bạn điều hành một doanh nghiệp thương mại điện tử hay một công ty B2B, tầm quan trọng của việc tự động hóa các hoạt động thủ công, lặp đi lặp lại là không thể phủ nhận. Tuy nhiên, do khối lượng công việc lớn và kiến thức hạn chế về tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive, đội ngũ bán hàng của bạn có thể chỉ dành dưới 30% thời gian để bán hàng.
Khoảng một phần ba tổng số công việc bán hàng có thể được tự động hóa, nhưng chỉ có một trong bốn công ty đã tự động hóa ít nhất một trong các quy trình bán hàng của mình. Đó có lẽ là vì nhiều nhân viên bán hàng chưa được trải nghiệm những lợi ích của các ứng dụng và công nghệ tự động hóa mà chúng ta có ngày nay.
Vì vậy, trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn các bước cơ bản để thiết lập tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive và cách thiết lập các tích hợp phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn.
Những Quy Trình Nào Có Thể Được Tự Động Hóa Trong Pipedrive?
Tự động hóa bán hàng đề cập đến việc để phần mềm CRM bán hàng của bạn xử lý các công việc nhàm chán, lặp đi lặp lại. Điều này có thể giúp giảm chi phí chung bằng cách tự động hóa các công việc hành chính liên quan đến hoạt động bán hàng, tiết kiệm thời gian và giúp bạn tập trung vào những gì thực sự quan trọng – tạo ra trải nghiệm khách hàng tuyệt vời mọi lúc.
Vậy, bạn có thể tự động hóa những gì với Pipedrive?
1. Hoạt Động Bán Hàng
Trong bối cảnh của chúng tôi, hoạt động bán hàng là các chiến lược và chiến thuật bạn sử dụng để bán sản phẩm hoặc dịch vụ của mình cho khách hàng. Là một CRM bán hàng đầy đủ tính năng, Pipedrive cho phép người dùng tự động hóa hầu hết mọi khía cạnh của hành trình bán hàng của khách hàng. Điều này bao gồm các hoạt động như:
- Các công việc hành chính như lên lịch các cuộc họp và cuộc hẹn với khách hàng/khách hàng tiềm năng.
- Tạo các quy trình bán hàng (pipeline) mới.
- Quản lý liên hệ (tìm thêm thông tin về khách hàng tiềm năng/khách hàng từ các kênh xã hội như LinkedIn).
- Theo dõi khách hàng qua email hoặc điện thoại.
- Chỉ định các giao dịch (deal) cho các thành viên cụ thể trong đội ngũ bán hàng.
Bất kể hoạt động bán hàng lặp đi lặp lại nào bạn đang nghĩ đến, rất có thể Pipedrive có một tính năng tích hợp sẵn để tự động hóa nó. Nếu không, bạn có thể tìm thêm các tính năng trong Pipedrive Marketplace.
2. Hoạt Động Marketing
Tiếp thị doanh nghiệp của bạn là một phần quan trọng để điều hành một công ty thành công. Điều quan trọng là làm cho khách hàng tiềm năng hào hứng với thương hiệu của bạn và thúc đẩy doanh số bán hàng và doanh thu.
Nhưng, nó cũng có thể là một trong những khía cạnh thách thức nhất của việc điều hành doanh nghiệp của bạn. Với Pipedrive, bạn có thể tự động hóa một số hoạt động marketing như:
- Email marketing với các mẫu tùy chỉnh.
- Gửi báo giá (Proposals).
- Nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng (Lead nurturing).
- Theo dõi các giao dịch không hoạt động (Inactive deals).
Email marketing là kênh tiếp thị chính, theo 29% các nhà tiếp thị, và có thể được thực hiện hiệu quả hơn nữa với tự động hóa. Với tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive, bạn có thể tạo các mẫu email tùy chỉnh cho một giao dịch mới có được hoặc bất cứ khi nào một giao dịch chuyển sang giai đoạn tiếp theo của quy trình bán hàng của bạn.
3. Quản Lý Nhân Sự
Quản lý nhân viên cũng là một thách thức đối với nhiều doanh nghiệp nhỏ không có cơ cấu tổ chức được thiết lập. Các hoạt động như giới thiệu nhân viên mới, tìm kiếm ứng viên mới, đánh giá hiệu suất nhân viên, thu thập và lưu trữ dữ liệu mất nhiều thời gian để lập kế hoạch và thực hiện.
Để đối phó, 47% các công ty dự định tăng chi tiêu cho các công nghệ dựa trên AI cho nhân sự. Với tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive cho nhân sự, bạn có thể:
- Thu thập thông tin nhân viên như tên, số điện thoại, địa chỉ thực và địa chỉ email của họ để tạo hồ sơ đầy đủ.
- Xử lý bảng lương hiệu quả hơn với dữ liệu thu thập được.
- Lập kế hoạch cho việc giới thiệu và đào tạo, và làm được nhiều hơn nữa. Rốt cuộc, việc cung cấp thông tin giới thiệu nhanh chóng, quan trọng sẽ tăng hiệu suất của nhân viên mới lên 11,3%.
Tự động hóa các hoạt động trong bộ phận nhân sự của bạn giảm thiểu thời gian cần thiết để truy xuất thông tin nhân viên theo cách thủ công.
Bằng cách này, bộ phận có thể điều hành các hoạt động của mình hiệu quả hơn.
4. Kế Toán và Ghi Sổ Tài Chính
Ngay cả những doanh nghiệp nhỏ được điều hành tốt nhất, có tổ chức và siêng năng nhất cũng gặp khó khăn trong việc theo dõi tất cả các giao dịch cần được ghi lại. Theo dõi các hoạt động tài chính có vẻ khó khăn, đặc biệt là nếu bạn mới bắt đầu.
Rất dễ bỏ sót các khoản chi phí hàng tháng, thất lạc biên lai và quên cân đối sổ sách của bạn.
Tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive cho kế toán có thể giúp hợp lý hóa sổ sách của bạn. Bạn không còn phải mất thời gian tìm kiếm thông tin hoặc cập nhật hồ sơ của mình theo cách thủ công. Nó cũng có thể giúp cộng tác với các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp dễ dàng hơn bằng cách cung cấp một nơi tập trung để họ có thể xem nhanh dữ liệu tài chính của mình.
Và, với sự phổ biến của phần mềm kế toán của bên thứ ba, bạn có thể dễ dàng có được các ví dụ tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive sau đây cho kế toán:
- PandaDoc
- Xero
- RevCent
- FreshBooks
- Quickbooks Online
Tại Sao Phải Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc Của Bạn?
67% các doanh nghiệp đã chuyển sang các quy trình tự động hóa trong các hoạt động khác nhau. Từ tự động hóa dịch vụ khách hàng đến sản xuất, nhiều doanh nghiệp hiện đang triển khai các quy trình làm việc để hợp lý hóa các quy trình, cắt giảm chi phí và tăng hiệu quả của nhân viên.
Lợi ích của việc tự động hóa các quy trình kinh doanh của bạn là rất rõ ràng: bạn có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc bằng cách giảm lỗi và thiếu sót, giải phóng nhân viên để tập trung vào các hoạt động có giá trị cao hơn thay vì các công việc lặp đi lặp lại.
Còn nhiều điều hơn nữa:
- Tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive giúp nhân viên bán hàng luôn làm được nhiều việc cùng một lúc. – Đáng buồn thay, việc thực hiện nhiều hoạt động bán hàng cùng một lúc không bao giờ dừng lại. Nhưng nếu bạn cảm thấy bộ não của mình có thể xử lý quá nhiều việc cùng một lúc, bạn có thể xem xét đầu tư vào tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive.
Về cốt lõi, các quy trình làm việc là về việc cô lập các hành động cụ thể và cung cấp thông tin phù hợp cho đúng thành viên trong nhóm vào đúng thời điểm. Với tất cả các công việc thủ công được cô lập và tự động hóa, nhóm của bạn sẽ được tự do tập trung vào những việc lớn hơn.
- Cộng tác trong thời gian thực – Ngay cả khi nhóm của bạn nhỏ, bạn sẽ muốn bắt đầu khai thác tiềm năng cộng tác. Tuy nhiên, điều đó sẽ không xảy ra nếu mọi người đang ngồi tại bàn làm việc của họ, nhập các con số từ các tài liệu giấy.
Bạn có thể đạt được sự cộng tác hiệu quả bằng cách thiết lập các cuộc họp video và tạo một diễn đàn trực tuyến cho nhóm của mình. Tận dụng các công cụ tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive như Slack và Trello để đưa giao tiếp của nhóm lên một tầm cao mới.
- Thoát khỏi tình trạng thiếu thời gian – Nhóm bán hàng của bạn dành nhiều thời gian để cung cấp thông tin khách hàng cho máy tính của họ, lên lịch các cuộc gọi và các hoạt động bán hàng khác. Giống như các nhân viên khác, họ chắc chắn sẽ thỉnh thoảng trải qua tình trạng kiệt sức. Và khi họ kiệt sức, họ không làm việc hiệu quả như bình thường, điều đó có nghĩa là bạn cần tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive để giảm tải.
- Nhân viên bán hàng hài lòng – Tự động hóa các quy trình làm việc của bạn giúp giải phóng nhiều thời gian hơn cho đội ngũ bán hàng của bạn. Nó cũng loại bỏ các công việc thủ công không cần thiết để nhóm của bạn có thể dành nhiều thời gian hơn để làm những gì họ yêu thích.
Trước khi bạn đưa ra bất kỳ quyết định nào hoặc vội vàng tự động hóa các quy trình làm việc của mình, hãy dành chút thời gian để xem xét lý do tại sao nó có ý nghĩa đối với công ty của bạn nói riêng. Nếu bạn chưa có sẵn hệ thống quản lý quy trình làm việc, bạn sẽ dễ dàng bắt đầu tự động hóa các quy trình làm việc của mình hơn nhiều khi chúng là một phần của nền tảng đã được thiết lập.
Hãy nghĩ về các quy trình khác nhau trong công ty của bạn:
- Bao nhiêu trong số chúng yêu cầu sự can thiệp của con người?
- Các quy trình này có cần được tự động hóa không?
- Có bất kỳ bước không cần thiết nào không?
Khi bạn đã xác định được các lý do cụ thể tại sao việc tự động hóa các quy trình làm việc của công ty bạn là hợp lý, bạn sẽ dễ dàng đưa ra quyết định chiến lược hơn (tiến tới tự động hóa hay không).
“Công ty Công nghệ số SAMI đã thực sự hiểu nhu cầu của chúng tôi như một doanh nghiệp và cung cấp lời khuyên, hỗ trợ và đào tạo phần mềm chất lượng ở mọi bước để giúp hỗ trợ các mục tiêu tăng trưởng đầy tham vọng của chúng tôi.” – Một khách hàng đã sử dụng dịch vụ của SAMI chia sẻ
Tự Động Hóa Pipedrive Cho Các Công Việc Quy Trình Thủ Công
Chúng ta phải thừa nhận rằng – làm việc trong văn phòng, nhập thủ công cùng một thông tin lặp đi lặp lại, có thể rất mệt mỏi. Các quy trình làm việc thủ công bao gồm nhập cùng tên khách hàng, số tài khoản, chi tiết thanh toán và hơn thế nữa vào hệ thống hoặc sổ sách vật lý của bạn mỗi tháng.
Pipedrive cho phép bạn loại bỏ các công việc thủ công lặp đi lặp lại như gửi email bất cứ khi nào khách hàng chuyển sang giai đoạn tiếp theo của quy trình bán hàng.
Dưới đây là các ví dụ tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive khác về các công việc bạn có thể tự động hóa:
- Lưu hồ sơ LinkedIn – Các tiện ích mở rộng như LinkPort và Bardeen giúp dễ dàng nhập trực tiếp tên liên hệ LinkedIn, số điện thoại, địa chỉ email và hồ sơ vào tài khoản Pipedrive của bạn.
- Chỉ cần đăng nhập vào tài khoản Pipedrive của bạn, tải xuống các tiện ích mở rộng trình duyệt được cung cấp bởi các công cụ tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive này và bắt đầu nhập hồ sơ LinkedIn mà không cần sao chép thủ công từng chi tiết nhỏ.
- Lưu email dưới dạng hoạt động Pipedrive – Pipedrive cho phép người dùng lên lịch và gửi email dưới dạng hành động (hoạt động) cho mọi người, khách hàng tiềm năng, giao dịch và tổ chức.
- Bạn cũng có thể thiết lập email nhắc nhở hoạt động về các hoạt động đã lên lịch trước đó. Hãy nhớ đồng bộ hóa email của bạn khi bạn chọn email làm sự kiện hành động của mình.
- Gửi báo cáo hàng ngày đến Slack và email – Pipedrive cũng cung cấp các tích hợp Slack và email để gửi báo cáo hàng ngày của bạn trực tiếp từ tài khoản Pipedrive của bạn. Tích hợp Pipedrive cho Slack sẽ giúp bạn và nhân viên bán hàng của bạn làm việc cùng nhau hiệu quả hơn.
- Bạn sẽ nhận được thông báo Pipedrive, gửi thông tin cập nhật về các giao dịch thắng hoặc thua và nhận thông báo về các giao dịch mới được thêm vào tài khoản của bạn. Một tính năng thú vị khác là Dealbot cho Slack. Nó cho phép bạn di chuyển các giao dịch nhanh chóng và hiệu quả bằng cách thông báo cho mọi người thông qua các bản cập nhật.
- Pipedrive cũng cung cấp tính năng theo dõi email để thông báo cho bạn mỗi khi khách hàng tiềm năng mở email của bạn.
- Sử dụng các phím tắt để thêm ghi chú vào danh bạ hoặc giao dịch – Tạo ghi chú trên Pipedrive rất nhanh chóng và dễ dàng. Nhấp vào biểu tượng ghi chú trong cửa sổ xem chi tiết Giao dịch (Deals) của bạn.
- Tiếp theo, nhập ghi chú của bạn và định dạng chúng theo ý muốn. Khi bạn đã hoàn tất, hãy nhấp vào “lưu”. Bạn có thể xác định vị trí ghi chú mới thêm của mình bằng thanh tìm kiếm ở đầu cửa sổ tài khoản của bạn.
- Xuất các giao dịch/danh bạ/tổ chức Pipedrive – Xuất dữ liệu trong Pipedrive có thể thực hiện được thông qua Chế độ xem danh sách (List View) hoặc Xuất dữ liệu (Export Data). Xuất dữ liệu thông qua Chế độ xem danh sách (List View) xây dựng các báo cáo giao dịch đầy đủ bằng cách kết hợp thông tin về các giao dịch, tổ chức và mọi người.
- Xuất thông qua tùy chọn Xuất dữ liệu (Export Data) cho phép bạn trích xuất thông tin cụ thể về các danh mục Giao dịch (Deals), Mọi người (People), Ghi chú (Notes), Hoạt động (Activities) và Tổ chức (Organizations) ở định dạng CSV và Excel.
- Bạn có thể lọc thông tin bạn muốn xuất trong Chế độ xem danh sách, như các giao dịch đã thắng, các giao dịch không thành công, các giao dịch bị mất, v.v. Tuy nhiên, tùy chọn đơn giản nhất là mở chế độ xem chi tiết của giao dịch. Nhấp vào nút thêm (…) và chọn xuất dưới dạng XLS.
- Tạo các Playbook tùy chỉnh – Rất tiếc, Pipedrive không thể đảm bảo liệu khách hàng tiềm năng có phản hồi hay không. Tuy nhiên, bạn làm điều gì đó để đảm bảo rằng bạn có cơ hội bán hàng cao hơn trong mọi tình huống.
- Đó là lúc các playbook phát huy tác dụng. Playbook là một cách tuyệt vời để sắp xếp các quy trình và thủ tục bán hàng của công ty bạn và tận dụng tối đa các nỗ lực của bạn.
Playbook là một công cụ tương tác, toàn diện sẽ giúp đội ngũ bán hàng của bạn hiểu rõ hơn về công ty của bạn. Nó làm nổi bật những thách thức mà họ chắc chắn sẽ phải đối mặt và quan trọng hơn là phải nói gì trong mọi tình huống.
Hãy coi nó giống như có một nhân viên bán hàng một phút trong túi của bạn mọi lúc!
Sử Dụng Các Công Cụ Tự Động Hóa Quy Trình Làm Việc Pipedrive
Không có gì bí mật khi các công cụ tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive có thể giúp hợp lý hóa quá trình chuẩn hóa các hoạt động lặp đi lặp lại trong toàn tổ chức của bạn. Ví dụ, bạn có thể sử dụng các công cụ này để tìm và nắm bắt các cơ hội kinh doanh mới hoặc cập nhật thông tin nhà cung cấp, và nhiều hơn nữa.
Có một nguồn lực mạnh mẽ hơn mà người dùng Pipedrive được hưởng – Pipedrive Marketplace.
Pipedrive Marketplace cung cấp một bộ công cụ rộng lớn để tích hợp vào tài khoản của bạn nhằm hợp lý hóa quy trình bán hàng của bạn. Đối với những người mới bắt đầu, bạn có thể sử dụng tích hợp các cuộc họp Zoom để tổ chức các cuộc họp video với khách hàng của mình ở một địa điểm ảo.
Các công cụ tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive khác thuộc các danh mục hỗ trợ khách hàng, quản lý dữ liệu, giải pháp điện thoại, biểu mẫu và khảo sát web, báo giá và hợp đồng, để liệt kê một số danh mục.
Tuy nhiên, nếu bạn vẫn không thể tìm thấy những gì bạn đang tìm kiếm, chỉ cần tích hợp Zapier và Make (trước đây là Integromat) vào tài khoản Pipedrive của bạn. Điều này cho phép bạn truy cập vào hàng ngàn công cụ yêu thích của bạn dưới một mái nhà.
Pipedrive API
Pipedrive API là một API RESTful có thể tích hợp Pipedrive với các hệ thống khác. Nó sử dụng định dạng JSON cho đầu ra và cung cấp các thư viện Node.js và PHP cho các chuyên gia công nghệ muốn tạo ứng dụng của riêng họ.
Lợi Ích Của Tự Động Hóa Pipedrive Với Sự Trợ Giúp Của Các Chuyên Gia SAMI
Việc tự thiết lập tài khoản Pipedrive và tìm kiếm các tích hợp tốt nhất có thể là một thách thức nếu bạn là người mới. Nhưng đừng lo lắng. Công ty Công nghệ số SAMI sẵn sàng trợ giúp.
Làm việc với Công ty Công nghệ số SAMI mang lại một số lợi ích, chẳng hạn như:
- Hiệu quả cao hơn – Nói lời tạm biệt với các công việc hành chính cũ, khó chịu, lặp đi lặp lại. Tại Công ty Công nghệ số SAMI, chúng tôi giúp khách hàng tự động hóa các quy trình làm việc với Pipedrive để tiết kiệm thời gian, tăng hiệu quả và hợp lý hóa các quy trình bán hàng khác.
- Giảm chi phí – Tại sao lại lãng phí tiền bạc cho các tích hợp tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive không hiệu quả hoặc không phù hợp? Các chuyên gia Pipedrive được chứng nhận của chúng tôi có thể đề xuất các tích hợp tốt nhất cho nhu cầu kinh doanh của bạn!
- Sự tham gia của nhân viên – Đừng rơi vào 55% các công ty không sử dụng tự động hóa do thiếu chuyên môn. Các chuyên gia của chúng tôi sẽ hướng dẫn và đào tạo nhóm của bạn và cung cấp hỗ trợ liên tục để giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình.
Kết Luận
Tự động hóa là yếu tố chính cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn đi trước đón đầu với các dịch vụ tự động hóa và AI của chúng tôi. Khi tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive tiếp tục chuyển đổi các ngành từ sản xuất đến nhà cung cấp dịch vụ, chúng ta có thể tự tin nói rằng sẽ còn nhiều điều hơn thế nữa.
Bạn có bất kỳ câu hỏi nào về tự động hóa quy trình làm việc Pipedrive và các tích hợp không? Hãy liên hệ với chuyên gia tự động hóa & AI ngay hôm nay!
Liên hệ ngay với Công ty Công nghệ số SAMI để được tư vấn chi tiết!
Điện thoại: 0818002248
Zalo OA: https://zalo.me/4611442790332960829
Website: https://samiditech.vn/ai-automation/
